Strukturierte Dokumente

Fest aufgebaute Dokumente haben ein großes Manko; Änderungen müssen in allen relevanten Dokumenten (Datenblätter, Anleitungen, Werbe-Flyer, Katalog, etc.) einzeln durchgeführt werden. Ein großer Aufwand, bei dem sich oft Fehler einschleichen (Redundanzstellen; Dokumente werden vergessen). Für die Erstellung technischer Dokumentation (auch Kataloge; Prospekte) sind deshalb strukturierte Dokumente interessant. Aus einem Grunddokument werden die benötigten internen und externen Dokumente für diverse Nutzungsarten generiert.
Wesentliches Merkmal ist die Trennung von Inhalten (Content), Datenstruktur und Design (Layout). Oft wird eine Dokumenttypdefinition (DTD) zur Erstellung standardisierter Inhalte und Dokumente genutzt. Diese legt die Struktur des Dokuments fest. Daten lassen sich direkt importieren (diverse Datenquellen). Änderungen in den Quelldaten werden so automatisch in alle relevanten Dokumente übernommen. XML und SGML Systeme bieten dabei die meisten Vorteile, da sich DTDs und Dokumente inhaltlich klassifizieren und genauestens strukturieren lassen.

 

Ein hoher Grad an Strukturierung hat mehrere Vorteile:

• Medienneutralität
• Publikation der Inhalte (z.B. *.pdf, *.html, *.doc) aus einer Quelle (Single Source Publishing)
• Referenzierung von Information
• Redundanzfreiheit
• Verlinkung von Inhalten
• Anbindung an Translation Memory Systeme
• Automatische Formatierung (CSS, XSL-FO, Stylesheets, Transformationen)
• Einfache Verwaltung und Übersicht über die gespeicherten Inhalte
• Austauschbarkeit und Wiederauffinden von Information
• Freie Wahl des Editors
• Nutzung vorhandener DTDs (DITA, DocBook)
• Metainformation
• Verwendung von Variablen; Anbindung an ein Produktdatenmanagement-System (PMS)